SEGRETERIA E SUPPORTO AGLI ORGANI ISTITUZIONALI 

• Adempimenti necessari ad assicurare l’esercizio, da parte del Consiglio, della Giunta e del Sindaco, delle funzioni loro attribuite (predisposizione degli ordini del giorno della Giunta e del Consiglio, trasmissione ai Consiglieri e agli Assessori, predisposizione dei verbali ufficiali del Consiglio e della Giunta, tenuta delle presenze dei Consiglieri comunali, etc.);
• Assistenza ai lavori degli organi collegiali (Giunta e Consiglio) e relativa verbalizzazione;
• Collaborazione con il Segretario Generale ed il Vicesegretario Generale per tutte le funzioni loro demandate dalla legge e dai Regolamenti;
• Assistenza alle commissioni consiliari;
• Studio della documentazione legale e consulenza a tutti i servizi e agli organi elettivi;
• Pubblicazione, esecutività e conservazione del Regolamenti Comunali;
• Cura della raccolta di leggi, decreti, circolari, nonché delle principali pronunce giurisdizionali od elaborati dottrinali di particolare interesse;
• Consulenza legislativa e giurisprudenziale alle strutture ed uffici comunali;
• Profilazione e gestione delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, delle determinazioni degli organi gestionali, delle ordinanze sindacali e relativa trasmissione agli Uffici Competenti;
• Gestione dell’Albo Pretorio;
• Redazione e pubblicazione di atti del Comune.

POSTA E PROTOCOLLO

• Protocollazione degli atti in arrivo e distribuzione degli stessi agli uffici;
• Protocollazione degli atti in partenza;
• Gestione della posta in entrata e uscita;
• Gestione dell’Archivio corrente e di deposito.

SERVIZI GENERALI

• Custodia dell’edificio comunale;
• Pulizie delle sedi degli Uffici Comunali;
• Organizzazione e gestione del servizio di centralino;
• Servizi di fotocopiatura atti e documenti (Centro Stampa);
• Stipula delle polizze assicurative per la copertura dei rischi d’Ente.

RELAZIONI ESTERNE

• Cura del cerimoniale e della rappresentanza (rapporti con città gemellate, ricevimenti di autorità, organizzazione di incontri ufficiali, etc.);
• Assicurazione del disbrigo di commissioni;
• Cura della Segreteria del Sindaco e della corrispondenza particolare, non di competenza dei singoli servizi;
• Segreteria del Sindaco;
• Rassegna stampa quotidiana e periodica;
• Gestione Ufficio Stampa;
• Servizio di Relazioni con il Pubblico.

AFFARI LEGALI E CONTRATTI

• Gestione dell’attività contrattuale dell’Ente e dei relativi adempimenti riguardanti: Redazione atti pubblici (compravendite e altri diritti reali), Contratti per opere pubbliche, Contratti per affidamento di servizi, Contratti per forniture di beni, Contratti di locazione, Contratti di sublocazione, Contratti di comodato, Contratti di concessione, Contratti per conferimento di incarichi contratti di concessione cimiteriali.
• Ufficio Legale e gestione cause (istruzione nuove cause, partecipazione a udienze, supporto a cause seguite da professionisti esterni, transazioni stragiudiziali, liquidazione parcelle, ecc.).
• Rappresentanza e difesa del Comune innanzi a tutte le giurisdizioni.

SISTEMI INFORMATIVI

• Progettazione, sviluppo e gestione del Sistema Informativo dell’Ente, coordinamento e controllo della rete di comunicazione e dei dispositivi centrali e locali;
• Elaborazione dei dati e loro protezione;
• Istruzione di atti amministrativi concernenti le varie attività delle strutture e gestione delle pratiche e procedure attinenti forniture di servizi;
• Coordinamento e riorganizzazione dei flussi informativi;
• Gestione dei sistemi di elaborazioni dati, del software di base e delle reti di comunicazione;
• Gestione delle procedure in uso e loro manutenzione, controllo e aggiornamento della documentazione tecnica e documentazione per l’utente;
• Parere su iniziative e interventi connessi al servizi di automazione;
• Funzioni di monitoraggio e controllo, derivanti dalla applicazione delle vigenti disposizioni in materia di riservatezza e sicurezza dei dati;
• Analisi tecnica del Sistema Informativo dell’Ente, del modelli organizzativi di riferimento e relative verifiche e revisioni;
• Progettazione e sviluppo di applicativi, gestione e monitoraggio degli accessi su web-server INTERNET, secondo gli standard e i protocolli fissati dagli organismi nazionali e internazionali preposti;
• Sviluppo e gestione della base informativa e delle pagine web sul server INTERNET (trattamento delle basi dati ipertestuali, sviluppo di progetti grafici ed editoriali);
• Partecipazioni e studi e progettazioni di sistemi in collaborazioni con altri Enti e Amministrazioni in attuazione di disposizioni, indirizzi e normative;
• Studio e realizzazione di applicazioni di software, collaborando alle diverse fasi progettuali;
• Informazione e studio in ordine a nuove tecnologie e strumenti di automazione;
• Consulenza in materia informatica per l’amministrazione Comunale;
• Responsabilità della organizzazione e gestione del Centro Elaborazione Dati a livello comunale;
• Gestione dei sistemi di elaborazione dati, del software di base e delle reti di comunicazione;
• Addestramento e assistenza del personale all’avvio di nuove procedure e programmi operativi;
• Analisi e programmazione autonoma;
• Proposte di innovazioni e cambiamenti in ordine a quanto rilevato, e traduzione di tali proposte in programmi di attuazione, con indicazione di tempi, modalità, risorse necessarie, costi, analisi di fattibilità, e quant’altro necessario alla loro traduzione pratica;
• Gestione e controllo della base di dati informativa di supporto alla rete civica, all’ufficio relazioni con il pubblico e al web-server;
• Garanzia e tutela del diritto all’informazione e del diritto di accesso agli atti e documenti amministrativi, secondo le vigenti disposizioni di legge e regolamentari;
• Organizzazione e gestione dei rapporti Amministrazione - utenti in ordine a quanto sopra e, più in generale, a quanto di competenza;
• Applicazione, segnatamente, delle nonne di carattere generale sul procedimento amministrativo e sul diritto di accesso.

ORGANIZZAZIONE E GESTIONE GIURIDICA DEL PERSONALE

• Studio della normativa legislativa, regolamentare e contrattuale in materia di trattamento giuridico
• Rapporto con le strutture ed uffici per l'omogenea applicazione della disciplina vigente in materia di personale e degli accordi sindacali;
• Istruttoria, cura ed esecuzione dei provvedimenti disciplinari;
• Certificazioni di servizio;
• Assistenza tecnica e segreteria nei rapporti con le organizzazioni sindacali e negli incontri delle diverse commissioni per il personale;
• Gestione ordinaria personale (controllo presenze, assenze, concessione aspettative, scioperi, ore straordinarie, festività);
• Rapporti con servizi e uffici per l'assunzione di personale a tempo determinato nei casi previsti dal vigente ordinamento;
• Rilascio di certificazioni giuridiche;
• Cura delle procedure concorsuali e dei relativi adempimenti, ivi compresa l'assistenza alle operazioni della Commissione giudicatrice e la verbalizzazione delle medesime;
• Assunzione del personale e verifica dei requisiti di accesso;
• Costituzione di rapporti d'impiego, sia di ruolo che a tempo determinato, attraverso l'ufficio circoscrizionale di collocamento per le qualifiche ed i profili professionali interessati;
• Studio ed analisi costante del fabbisogno di risorse umane;
• Gestione dinamica della dotazione organica: aggiornamenti periodici, esame dei posti vacanti o in soprannumero, definizione del profili professionali, gestione della mobilità contrattuale o extracontrattuale;
• Redazione dei piani di formazione, anche sulla base delle necessità di reperimento di professionalità individuate attraverso lo strumento programmatico occupazionale;
• Individuazione delle esigenze di organizzazione dell'Ente;
• Formulazione delle proposte di modifica della struttura, delle diverse unità operative, del settori per assicurarne la maggiore adeguatezza al raggiungimento degli obiettivi assegnati in funzione dei mezzi a disposizione;
• Rilevazione dei carichi funzionali di lavoro;
• Studio e realizzazione di modifiche nella ripartizione del compiti e del carichi di lavoro e nell'organizzazione interna, allo scopo di migliorare l'impiego dei mezzi umani a disposizione, eventualmente con l'introduzione di nuove tecnologie;
• Analisi e valutazione delle procedure ed interventi per una loro semplificazione e nazionalizzazione;
• Studio ed esame di nuove forme di reclutamento del personale in relazione alle esigenze dell'Ente e con particolare riferimento ai profili professionali ed alle nuove caratteristiche professionali richieste;
• Elaborazione di progetti volti a proporre procedure che assicurino la risposta adeguata e flessibile delle strutture ai principi più avanzati della teoria dell'organizzazione.